El Libro de Órdenes y Asistencias en obras es un documento esencial en el ámbito de la construcción, su uso es obligatorio desde 1971 ya que registra todas las decisiones, instrucciones y modificaciones que se produzcan durante el desarrollo de una obra.
Definición y marco legal
El Libro de Órdenes es un documento obligatorio en la gestión de proyectos de construcción, fundamental para registrar instrucciones, decisiones y modificaciones durante la obra. Garantiza la trazabilidad de las acciones, asegurando que todos los involucrados (arquitectos, ingenieros y contratistas) sigan las directrices correctas.
Además, es clave para asegurar la calidad y seguridad del proyecto, prevenir conflictos y servir como prueba en caso de reclamaciones. Su correcta utilización cumple con los requisitos legales, siendo esencial para el éxito de cualquier obra.
La normativa vigente, establecida en el decreto 462/1971, exige su uso por parte de los técnicos responsables, registrando incidencias y órdenes clave para el desarrollo de la obra. Cualquier cambio en el diseño o ejecución debe quedar reflejado en este documento oficial.
¿Quién es el responsable del libro de órdenes en la construcción?
El director de obra es el encargado de garantizar la correcta utilización del Libro de Órdenes. Su papel es crucial, ya que debe asegurar que todas las instrucciones estén documentadas y que se cumpla con la normativa vigente. Entre sus responsabilidades destacan las siguientes:
- Consignar las instrucciones necesarias para la correcta interpretación del proyecto.
- Registrar todas las modificaciones y su justificación correspondiente.
- Velar por la correcta comunicación y entendimiento de las órdenes entre todos los participantes del proyecto.
- Asegurar que el Libro de Órdenes permanezca accesible y actualizado durante toda la duración de la obra.
El cumplimiento de estas funciones es esencial para mantener la transparencia y la calidad en el desarrollo del proyecto, así como para minimizar el riesgo de conflictos o reclamaciones futuras.
¿Por qué es importante el libro de órdenes en una obra?
El Libro de Órdenes desempeña un papel fundamental en el proceso constructivo, ya que permite un correcto seguimiento y control de todas las actividades relacionadas con la obra. A continuación, se desglosan sus funciones más relevantes.
- Registro de decisiones: Documenta todos los cambios y decisiones del proyecto, asegurando que todas las partes estén informadas y alineadas.
- Supervisión y control: Permite a la dirección verificar el cumplimiento de las directrices del proyecto, evitando desviaciones.
- Prevención de conflictos: Al registrar órdenes de forma precisa, ayuda a prevenir malentendidos y disputas entre los actores de la obra.
- Documentación de incidencias: Recoge retrasos o cambios imprevistos, lo que es útil para el seguimiento del proyecto y posibles reclamaciones.
- Pruebas para auditorías: Funciona como evidencia en auditorías, asegurando que se ha cumplido con la normativa.
En resumen, el Libro de Órdenes es fundamental porque garantiza la correcta gestión y control de una obra. Al registrar de forma precisa cualquier cambio o decisión, asegura la trazabilidad y transparencia en todo el proceso constructivo. Este documento incluye todas las instrucciones dirigidas al constructor, redactadas de manera clara y concisa, y debe ser firmado por éste, lo que formaliza su compromiso con las indicaciones.
El Libro de Órdenes es esencial en la construcción, ya que garantiza el control y seguimiento del proyecto, ofreciendo respaldo legal y técnico en caso de disputas o reclamaciones. Un registro detallado de decisiones y cambios protege a los responsables de la obra, mejora la comunicación entre los actores del proyecto y facilita auditorías al asegurar que se han seguido las normativas y regulaciones aplicables, minimizando riesgos y malentendidos.
Por lo general, el libro de órdenes de una obra es similar a una garantía para el arquitecto sobre que cualquier decisión o modificación en la obra se ha informado al constructor, el colegio ha sido avisado y el promotor advertido.
¿Cómo se rellena el libro de órdenes y asistencias en obra?
El Libro de Órdenes debe tener una estructura clara y detallada para facilitar su uso en la construcción.
Datos de la obra
Se comienza incluyendo la información básica del proyecto, como el título de la obra, la dirección, el nombre del promotor, y los responsables técnicos (arquitecto, director de obra, etc.).
Registro de órdenes
- Emisión de la orden: El director de obra o el técnico facultativo redacta la orden con fecha, descripción detallada de la instrucción o modificación y su firma.
- Firma del constructor: El constructor o su representante debe leer y firmar la orden, confirmando que ha tomado conocimiento de la instrucción.
- Trazabilidad: Es importante que las órdenes sean claras y precisas para asegurar un seguimiento adecuado y que todas las partes involucradas estén al tanto de los cambios.
Registro de asistencias
Aquí se documentan las visitas a la obra por parte de los responsables técnicos y la supervisión de su avance. Se incluye la fecha, nombre del asistente, motivo de la visita, y observaciones realizadas.
Documentación de incidencias
Si ocurre alguna incidencia, como retrasos o imprevistos, se registra con la fecha, detalles del suceso y su impacto en el proyecto.
Pruebas de entrega de documentos
Se registra la entrega de planos, informes o modificaciones técnicas, firmando tanto el que entrega como el que recibe.
Conservación del libro de órdenes
El Libro de Órdenes debe mantenerse en un lugar seguro y visible durante toda la obra, con copias de seguridad si es digital, control de acceso para preservar su integridad, y un registro de quién lo utiliza. Esto garantiza su utilidad para la dirección facultativa y auditorías futuras.
Otras preguntas sobre el libro de órdenes en la construcción
¿Quién solicita el libro de órdenes en la construcción?
El Libro de Órdenes y asistencias en obras es solicitado por la dirección facultativa, que está compuesta por el arquitecto y el director de obra. Ellos son los responsables de emitir y registrar todas las instrucciones necesarias para el desarrollo correcto del proyecto de construcción.
¿Cuándo se cierra el libro de órdenes y asistencias en obras?
El Libro de Órdenes y asistencias en obras se cierra cuando se ha completado la obra y se firma el certificado final de obra, que indica la culminación oficial del proyecto. Este momento marca el fin del registro de nuevas órdenes e incidencias.
¿Dónde debe estar el libro de órdenes de una obra?
El Libro de Órdenes y asistencias en la construcción debe estar en la obra, en un lugar accesible para los responsables de su uso, como el arquitecto, el director de obra y el constructor. Es esencial que esté siempre disponible para su consulta y para registrar cualquier instrucción o incidencia durante el proceso constructivo.
¿Cuánto tiempo se debe conservar el Libro de Órdenes y asistencias en obras?
Aunque no existe una normativa específica sobre el tiempo de conservación del Libro de Órdenes, se suele tomar como referencia los plazos de garantía: 10 años tras la finalización de la obra y 2 años para ejercer acciones legales. Por ello, se aconseja conservarlo durante 15 años desde la firma del certificado final de obra, asegurando así su disponibilidad en caso de reclamaciones o auditorías.
Conclusión sobre el libro de órdenes y asistencias en obras
El Libro de Órdenes y Asistencias es una herramienta clave en la gestión de proyectos de construcción, ya que documenta instrucciones, decisiones y modificaciones, asegurando el correcto seguimiento de la obra. Junto a otros documentos como los planos, el estudio geotécnico y el certificado final de obra, se integra en el Libro del Edificio, regulado por normativas específicas según la comunidad autónoma.
Este conjunto documental es esencial para garantizar la calidad, seguridad y el cumplimiento normativo en cada proyecto, siendo el Libro de órdenes y asistencias en obras el que facilita la comunicación y trazabilidad entre los actores involucrados, previniendo conflictos y sirviendo de respaldo ante posibles reclamaciones.